山東省財政廳關于印發山東省政府采購預算單位內部控制規范的通知
魯財采〔2023〕8號
各市財政局，省直各部門、單位：
為加強政府采購預算單位內部控制制度建設，有效落實采購人主體責任，進一步優化營商環境、防范廉政風險，根據中央和省關于加強財會監督和深化政府采購制度改革工作要求，省財政廳制定了《山東省政府采購預算單位內部控制規范》，現予以印發，并就加強政府采購內部控制（以下簡稱“內控”）管理有關事項通知如下，請遵照執行。
一、高度重視內控管理。加強政府采購活動內控管理，是貫徹落實我省加強財會監督和深化政府采購制度改革的重要舉措。各部門、單位要充分認識政府采購內控制度建設工作的重要性，通過內控管理形成對政府采購權力運行的制約，增強政府采購活動規范性，有效防范執行風險、法律風險和廉政風險。
二、健全完善內控體系。各部門、單位要依照本規范建立健全本單位政府采購內控制度。其中，尚未制定內控制度的單位，要結合實際，抓緊研究，盡快出臺；已經制定的單位，要根據本規范要求及時修訂完善，不斷提高政府采購活動的組織管理水平和財政資金使用效益。
三、明確具體落實舉措。各部門、單位要按照“分事行權、分崗設權、分級授權、內部制約”的要求，結合單位實際，明確采購歸口部門、采購活動中相關部門和崗位的權限及責任，規范決策機制、采購流程、期限要求等內容，制定切實可行的落實措施，將內控管理貫穿政府采購活動全過程。
各部門、單位依據本規范制定或修訂的政府采購內控制度，請及時報同級財政部門備案。對于本規范執行過程中遇到的情況和問題，請及時反饋省財政廳政府采購監督管理處。
山東省財政廳
2023年6月13日
山東省政府采購預算單位內部控制規范
第一章 總 則
第一條 為深化政府采購制度改革，強化采購人主體責任，促進政府采購提質增效，優化政府采購營商環境，防范政府采購廉政風險，根據《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》《中共中央辦公廳 國務院辦公廳印發〈關于進一步加強財會監督工作的意見〉的通知》(中辦發〔2023〕4號)以及《財政部關于加強政府采購活動內部控制管理的指導意見》（財庫〔2016〕99號）等有關規定，制定本規范。
第二條 山東省各級黨政機關、事業單位、團體組織（以下統稱“各單位”）實施的政府采購行為，適用本規范。
第三條 各單位要按照“全面管控與突出重點并舉、分工制衡與提升效能并重、權責對等與嚴格問責并行”的原則，以“分事行權、分崗設權、分級授權”為主線，通過制定制度、健全機制、完善措施、規范流程，形成依法合規、運轉高效、風險可控、問責嚴格的政府采購內部運轉和管控制度。
第四條 各單位在采購過程中，應當主動落實支持本國產品、科技創新、綠色采購和鄉村振興，促進中小企業、監獄企業、殘疾人福利性單位發展等政府采購政策。
第二章 管理機構及職責
第五條 各單位要結合工作實際，對采購流程進行細化分解，清晰界定各個采購環節中相關部門的工作職責，制定切實可行的落實舉措。主管預算單位應當加強對本部門及下屬單位的統籌管理，督促和指導下屬單位建立健全政府采購內控制度，落實各項政府采購政策功能。
第六條 各單位應當明確政府采購工作內部歸口管理部門,具體負責本單位政府采購執行管理，并明確至少1名政府采購專責人員負責本單位政府采購日常工作。政府采購專責人員應當熟悉政府采購法律法規，按時參加政府采購培訓。有條件的單位可設立政府采購領導小組，由單位主要負責人擔任組長，統一領導和管理本單位采購工作。
第七條 歸口管理部門應當牽頭建立本單位政府采購內控制度，明確各部門在政府采購工作中的職責與分工，建立政府采購與預算、財務、資產、使用等業務機構或崗位之間溝通協調的工作機制，共同做好政府采購預算編制和計劃實施工作，協同配合開展采購需求確定、采購活動組織、合同履約驗收、質疑投訴答復、監督檢查等工作。
第八條 各單位應當加強采購崗位風險防控。對關鍵崗位實施重點監督和定期輪崗，需求制定、專家選取、現場評審、履約驗收等重點環節應當由2人以上共同辦理，并明確主要負責人。建立不相容崗位分離制度，確保采購需求制定與內部審查、采購文件編制與復審、采購組織與履約驗收、合同簽訂與驗收等關聯崗位互相分離。
第九條 各單位應當建立健全政府采購事項集體研究、合法性審查和內部會簽相結合的議事決策機制。對涉及民生、社會影響較大、預算金額較大的政府采購事項應集體決策，決策過程要形成完整書面記錄，任何個人不得單獨決策或擅自改變集體決策。
第三章 政府采購預算管理
第十條 各單位所有政府采購項目（包括執行《中華人民共和國招標投標法》的政府采購工程項目）都應當納入政府采購預算編報范圍，做到應編盡編，與部門預算同步編報，堅持先有預算后采購，嚴禁超預算、無預算開展政府采購。要依照《財政部關于印發政府采購品目分類目錄的通知》（財庫〔2022〕31號）要求，列明擬采購項目的名稱、數量和預算金額等內容。對列入年初部門預算或年中追加預算的招標工程項目，根據規定程序規范做好政府采購項目預算編制、計劃備案、合同備案等工作。
第十一條 各單位應當提前做好需求論證和市場調研，科學編制政府采購預算，做到編實、編準、編細。項目預算年度執行中原則上不予調整，確因工作需要調整的，由采購歸口部門報單位黨組（黨委）討論決定后，報財政部門批準，按照相關規定履行變更程序。除科研經費等特殊項目資金外，年度調整金額占政府采購預算總額30%以上的，將作為預算編制不規范情形，納入預算單位績效考核事項。
第十二條 年初政府采購預算批復后，各單位應統籌規劃年度預算執行進度，及時備案政府采購計劃，抓緊細化采購需求，盡快開展采購活動。政府采購預算尚未批復的項目，如確有必要，可充分利用“預采購”制度，提前組織開展采購活動。
第四章 采購需求管理
第十三條 為提高采購效率，加快預算執行進度，各單位應制定規范的采購需求管理制度。可通過咨詢、論證、問卷調查等方式，向不少于3個具有代表性的市場主體開展需求調查，了解相關產業發展、市場供給、同類采購項目歷史成交信息，可能涉及的運行維護、升級更新、備品備件、耗材等后續采購以及其他相關情況，科學合理確定采購需求。
第十四條 各單位應當建立需求審查工作機制，按照《政府采購需求管理辦法》有關規定，對采購需求的形成和實現過程加強內部控制和風險管理，確定一般性審查和重點審查的具體采購項目范圍。需求審查可以通過自行組織專家或委托第三方咨詢服務機構開展，審查結果應當形成書面報告，并將審查結果作為采購文件隨其他文件一并存檔。
第十五條 各單位應當根據采購預算和需求調查結果編制采購需求。采購需求應當清楚明了、表述規范、含義準確；應當符合法律法規、政府采購政策和國家有關規定；應當符合中央八項規定精神，厲行勤儉節約；應當符合國家強制性標準，遵循預算、資產和財務等相關管理制度規定；應當符合采購項目特點和實際需要，不得超標準編制采購需求。
第五章 采購文件編制
第十六條 歸口管理部門應當根據項目特點和采購需求，配合業務部門編制采購文件（招標文件、談判文件、磋商文件、詢價通知書等），采購文件的內容應該包含對投標（響應）供應商的資格、資信要求，對貨物、工程和服務的質量、價格、效率等關鍵因素的評審標準，合同主要條款、支付計劃等。不得要求或標明供應商名稱或者特定貨物的品牌，不得含有指向特定供應商的技術、服務等條件，不得以不合理的條件對供應商實行差別待遇或歧視待遇。
第十七條 采購文件對投標（響應文件）的格式、形式要求應當簡化明確，不得因裝訂、紙張、文件排序等非實質性的格式、形式問題限制和影響供應商投標（響應）。對于供應商能夠在線提供的材料，不得要求供應商同時提供紙質材料。
第十八條 政府采購應當優先采購本國貨物、工程和服務，確因采購項目在中國境內無法獲取或者無法以合理的商業條件獲取的、為在中國境外使用而進行采購的，以及其他法律和行政法規另有規定的，可以選擇采購進口產品。采購進口產品申請獲得設區市以上財政部門核準后，應當在采購文件中標注“允許采購進口產品，但不能排斥國內同類產品參與競爭”。未報進口產品采購申請或采購申請未經核準的，一律不得采購進口產品。
第十九條 各單位應嚴格落實政府采購支持中小企業發展政策要求，通過預留份額比例、評審價格扣除、鼓勵聯合體投標或分包等措施，促進中小企業健康發展。擬采購的產品屬于節能產品或環境標志產品品目清單范圍的，應當對獲得節能產品、環境標志產品認證證書的產品，實施優先采購或強制采購。采購文件中應當載明合格產品的條件和節能產品優先采購的評審標準。
第六章 項目組織實施
第二十條 各單位政府采購項目應當嚴格按照《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例、《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）、《政府采購非招標采購方式管理辦法》（財政部令第74號）等法律法規的規定組織實施。
第二十一條 各單位應明確本單位選擇社會代理機構的程序、委托規則等事項。采購人應當根據項目特點、代理機構專業領域和綜合行為評價結果，在名錄庫中自主擇優選擇與項目特點相適應的代理機構。代理機構受采購人委托辦理采購事宜，應當與采購人簽訂委托代理協議，約定雙方權利義務，明確采購代理范圍、權限、期限、檔案保存、代理費用收取對象、方式及標準、協議解除及終止、違約責任等具體事項，但不得因委托而轉移或免除采購人的主體責任。
第二十二條 采購人或其委托的采購代理機構應當通過專家管理系統隨機抽取評審專家，國家法律法規和財政部另有規定的除外。評審專家庫的抽取和使用與監督管理相分離。對符合相關法律法規規定，通過隨機方式難以確定合適評審專家的，經主管預算單位同意，采購人可以自行選定相應專業領域的評審專家。相關書面材料應作為采購文件歸檔備查。
第二十三條 各單位應委派人員作為采購人代表參加評審，出具授權委托書并簽署廉政責任承諾書。采購人代表不得擔任評審委員會組長，不得領取評審勞務報酬，不得在評審現場發表傾向性或者歧視性言論。采購人代表的打分經評審委員會一致認定畸高或畸低的，應當在簽署評審報告時作出書面解釋。
第二十四條 各單位應當在法定時限內按照采購文件的規定確定中標（成交）供應商，除財政部規定的情形外，不得以任何理由組織重新評審。不得通過對樣品進行檢測、對供應商進行考察等方式改變評審結果。
第二十五條 各單位應按照信息公開要求在“中國山東政府采購網”及單位門戶網站全面、準確、及時公開政府采購信息。信息公開應當嚴格按照保密審查原則和程序，對擬公開的采購意向、采購文件、采購合同等信息進行審查，確保涉密和敏感事項不外泄。意向公開時間不得晚于采購公告發布前30日。
第七章 質疑答復和監督檢查
第二十六條 供應商對政府采購活動事項依法提出詢問的，各單位應當在3個工作日內作出答復，但答復的內容不得涉及商業秘密。各單位收到供應商提出的質疑或采購代理機構轉送的質疑后，應當根據質疑事項自行或會同采購代理機構在7個工作日內作出答復，答復內容應當完整、客觀、公正。不得拒收供應商在法定質疑期內發出的質疑函。詢問或質疑事項可能影響中標、成交結果的，應當暫停簽訂合同。已經簽訂合同的，應當中止履行合同。
第二十七條 財政部門依法進行投訴處理調查取證的，各單位相關部門和人員應當如實反映情況并提供相關材料。對在政府采購活動及詢問答復和投訴處理過程中知悉的國家秘密、商業秘密、個人隱私和依法不予公開的信息，采購人員和有關人員應當保密。各單位收到暫停采購活動通知后，應當立即中止采購活動，在法定暫停期限結束前或財政部門發出恢復采購活動通知前，不得進行該項采購活動。
第二十八條 各單位應當建立政府采購內部協同監督機制，采購活動接受財會監督以及紀檢監察、審計等有關部門的紀檢監察、審計和監督管理。對采購活動中的違法違規行為，及時調查處理。涉嫌犯罪的，移交相關部門依法追究刑事責任。
所有參與政府采購管理的工作人員均應遵守國家相關法律法規規定，按規定的職責范圍、程序開展工作，堅持原則、廉潔自律，主動接受監督。
第八章 合同管理
第二十九條 各單位應當在法定時限內按照采購文件確定的事項簽訂政府采購合同。采購合同的實質性內容應當符合采購文件的規定。不得對采購文件確定的事項和投標（響應）文件作實質性修改。不得向中標、成交人提出任何不合理的要求作為簽訂合同的條件。在不改變合同其他條款的前提下，可以與供應商協商簽訂補充合同，補充合同金額不得超過原采購合同金額的百分之十。合同簽訂后，各單位應當按照財政部門的有關要求進行公開和備案，公開及備案的內容應當真實、準確、完整。
第三十條 中標（成交）通知書對采購人、中標（成交）供應商均具有法律效力。中標（成交）通知書發出后，采購人改變中標（成交）結果的，或者中標（成交）供應商放棄中標（成交）資格的，應當依法承擔法律責任。中標（成交）供應商拒絕簽訂合同的，單位可以根據采購文件規定，按照評審報告推薦的中標、成交候選人名單排序，確定下一候選人為中標或者成交供應商，也可重新開展政府采購活動。
第三十一條 各單位在政府采購項目中收取履約保證金的，應當允許供應商自主選擇以保函、支票、匯票、本票等非現金形式繳納，并在合同中約定履約保證金退還的方式、時間、條件和不予退還的情形。履約保證金數額不得超過合同金額的10%，不準收取法律法規規定以外的保證金。
第三十二條 政府采購禁止轉包和非法分包。發現轉包行為或有關線索的，應當及時向同級財政部門報告。根據項目需要，采購人可以同意中標（成交）供應商依法將采購項目的非主體、非關鍵性工作進行分包，但不得再次分包，不得強行要求中標（成交）供應商使用指定的分包供應商。允許采用分包方式履行合同的，應當事先在采購文件中明確，同時還應當明確可以分包履行的具體內容、金額或比例。
第三十三條 對于延續性服務項目，采購歸口管理部門應提前做好延續性服務項目的跨期銜接工作，并在上期合同期滿前一個月通過“預算一體化系統”備案后，開展合同續簽相關工作。采購人應當在續簽合同開展前及時登錄“中國政府采購網”“中國山東政府采購網”“信用山東”等信用平臺，認真查詢供應商信用記錄，不得向被禁止參加政府采購活動的供應商授予政府采購合同。
第九章 履約驗收及付款
第三十四條 根據“采驗分離”原則，各單位應明確負責政府采購驗收管理工作的部門，制定政府采購項目履約驗收內部控制管理制度。驗收管理部門應當在收到驗收建議之日起7個工作日內啟動項目驗收，并形成項目驗收書，參加項目評審人員不得作為驗收小組成員參與驗收。項目驗收合格應作為政府采購項目財政性資金支付的必要條件。
第三十五條 對于滿足合同約定支付條件的，各單位應當自收到發票后5個工作日內將資金支付到合同約定的供應商賬戶，不得以機構變動、人員更替、政策調整等為由延遲付款，不得將采購文件和合同中未規定的義務作為向供應商付款的條件。
第三十六條 鼓勵各單位結合項目實際和供應商資信情況，在簽訂合同后即預付一定比例的合同款項給中標（成交）供應商，預付款比例原則上不低于合同金額的30%；對于資信狀況良好、履約能力較強的中標（成交）供應商，可適當提高預付款比例。
第三十七條 各單位要積極配合金融機構和中標（成交）供應商開展政府采購合同融資業務，在合同簽訂、賬號變更、驗收付款等方面給予必要支持，但不得干預中標（成交）供應商自主選擇金融機構。
第三十八條 各單位應當在政府采購合同中明確約定雙方的違約責任。對于由于采購人原因（包括采購人自身原因以及政策變動、規劃調整等外部原因）導致變更、中止或終止政府采購合同的，采購人應當在合同中細化和明確對供應商補償救濟的情形、標準、程序等內容，并按照合同約定執行。
第三十九條 政府采購合同的履行、違約責任和爭議解決等適用《中華人民共和國民法典》。
第四十條 各單位應當建立政府采購檔案管理制度，妥善保存采購文件，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存15年。采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標報告、采購合同、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料等。各單位關于項目采購的決策意見、會商意見等應一并納入檔案管理。如涉及電子交易，電子資料作為項目采購檔案的一部分，管理保存應當符合有關法律法規規定。
第十章 采購績效管理
第四十一條 各單位應按照《山東省省級政策和項目預算績效目標管理辦法》對政府采購項目實施全過程績效管理，制定管理制度對政府采購各環節相關職能部門的執行情況、工作效率和產出效益進行評價。績效目標的設置應合法合規、指向明確、重點突出、細化量化、合理可行。各單位應當加強政府采購項目績效評價結果運用，將相關績效評價結果作為以后年度編報政府采購預算的重要依據。
第十一章 自行采購
第四十二條 對于集中采購目錄以外、采購限額以下的非政府采購項目，各單位可自行組織實施，也可以委托采購代理機構組織實施；自行采購項目歸口管理部門、實施形式及相應的項目類別或金額范圍，應當在本單位內控制度中明確。
自行組織實施的，應當成立不少于三人的采購小組，明確其職責分工，負責具體的實施工作；委托采購代理機構組織實施的，應當在委托協議中明確雙方的權利和義務（包括供應商資格審查的責任主體等）。
第四十三條 各單位應當按照法律法規以及采購文件的要求，對自行采購項目投標（響應）供應商進行資格審查，審查內容包括但不限于：供應商的資質條件；不同供應商的單位負責人是否為同一人，或是否存在直接控股、管理關系；是否存在因違法行為而被禁止參加政府采購活動情形等。資格審查的記錄及相關證據，應當與其他采購文件一并保存。
第四十四條 自行采購項目遵循簡易、高效的原則組織實施采購，各單位可以結合項目需求特點簡化程序和信息公開方面的規定要求，但不得以不合理的條件對供應商實行差別待遇或歧視待遇。
第四十五條 對因嚴重自然災害和其他不可抗力事件所實施、需要即時確定供應商的自行采購項目，可以依據本單位內控制度的相應規定直接確定供應商。各單位應當結合本單位工作實際，研究細化本單位可以適用直接確定供應商的項目情形、金額范圍、決策程序，并在內控制度中予以明確。
第四十六條 各單位應當建立健全自行采購項目的爭議處理和解決機制。自行采購項目的合同簽訂、履約驗收及付款、檔案管理等，參照集中采購項目的有關要求執行。
第十二章 附 則
第四十七條 各單位涉密政府采購項目按涉密政府采購管理有關規定執行。
第四十八條 高校和科研院所科研儀器設備的采購活動，按照財政部門的有關規定執行。
第四十九條 納入財政預算管理的建設工程招投標活動，依照《中華人民共和國招標投標法》等有關規定執行，預算管理、政策功能有關要求按照政府采購有關規定執行。
第五十條 本規范自印發之日起施行。本規范未盡事宜，或者本規范執行期間，國家和省出臺新規定的，按照新規定執行。
